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Il Regolamento dei Rimborsi Spese

REGOLAMENTO DEI RIMBORSI SPESE dell’Associazione socio-culturale Happy Garden

Redatto dal consiglio direttivo in data 21/06/2019

Approvato dall’Assemblea dei Soci del 17/07/2019

Il presente regolamento, predisposto dal Consiglio Direttivo ed approvato dall’Assemblea Straordinaria dei Soci in data 17 luglio 2019, disciplina i rimborsi spese che l’Associazione riconoscerà ai propri associati e/o collaboratori che dovessero effettuare trasferte in nome e per conto dell’Associazione stessa, nonché eventuali rimborsi per le spese minute, questi ultimi ai sensi del nuovo Codice del Terzo Settore.

Dei rimborsi per le spese effettuate per trasferte e missioni

Art.1 Autorizzazione Preventiva

Affinché sia possibile rimborsare le spese effettivamente sostenute dagli associati e/o collaboratori è necessario che il Consiglio Direttivo autorizzi preventivamente il viaggio/trasferta attraverso un apposito verbale di riportare nel Libro Verbali del Consiglio Direttivo dell’Associazione stessa.

Art. 2 Economicità delle Spese di Viaggio

Le spese di viaggio sono riconosciute ove effettuate in treno di norma in 2^ classe (con l’eccezione del vagone letto), sui mezzi pubblici e, quando questi ultimi non siano idonei, in taxi, dietro presentazione di regolare documento di viaggio in originale.

Art. 3 Economicità delle Spese di Vitto

Nei casi in cui la missione non permetta il rientro per il pranzo, sarà consentito chiedere il rimborso del pasto entro l’importo massimo pari ad 15 (se l’impegno dura un’intera giornata lo stesso vale per la cena).

Art. 4 Economicità delle Spese di Alloggio

Nei casi in cui la missione necessiti il pernottamento, sarà consentito chiedere il rimborso per spese alberghiere entro il limite massimo di 40 per notte.

Art. 4 Giustificativi di spese accettati

Sono accettati e devono essere allegati alla richiesta di rimborso in originale i seguenti giustificativi di spesa:

  • fatture;

  • ricevute fiscali intestate o scontrini fiscali sottoscritti, con indicazione dei dati (ivi compreso il codice fiscale) di chi che ha sostenuto la spesa;

  • ricevute taxi o parcheggio;

  • pedaggi autostradali che attestino il transito.

Art. 5 Indennità Chilometriche

Possono essere rimborsate le spese di viaggio sostenute da associati e collaboratori solo a queste condizioni:

  • per raggiungere il luogo di esercizio dell’attività mediante un proprio mezzo di trasporto;

  • se le attività sono effettuate al di fuori del territorio comunale ove risiede o ha la dimora abituale abituale l’associato/collaboratore (non ha rilevanza invece dove ha sede legale o operativa l’Associazione);

  • se sono quantificate in base al tipo di veicolo e alla distanza percorsa, tenendo conto degli importi contenuti nelle tabelle ACI.

Art. 6 Modalità di richiesta di rimborso

La richiesta di rimborso va redatta compilando il modulo della Nota spese a pie’ di lista e richiesta rimborso, allegato al presente Regolamento. I rimborsi non potranno comunque essere superiori a 300,00 (trecento/00) euro.

Delle spese minute

Ai sensi del Codice del Terzo Settore, art. 17 comma 4, le spese sostenute dal volontario, possono essere rimborsate anche a fronte di una autocertificazione, resa ai sensi dell’articolo 46 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, purché non superino l’importo di 10 euro giornalieri e 150 euro mensili.

Per l’Associazione socio-culturale Happy Garden, in questa tipologia di spese rimborsabili, rientrano le spese minute quali:

  • spese postali e telegrafiche;

  • spese per materiale di pulizia;

  • spese per l’acquisto occasionale di quotidiani, riviste e periodici;

  • altre piccole spese di carattere occasionale che presuppongono l’urgenza il cui pagamento per contanti si renda opportuno e conveniente,

sostenute dal volontario che ricopre un incarico nei Gruppi di lavoro costituiti in seno all’Associazione.

La richiesta di rimborso va redatta compilando il modulo della Rendicontazione spese minute, allegato al presente Regolamento.

Firenze, 21 giugno 2019

Il Presidente

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