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Il Regolamento Interno

Regolamento Interno dell’Associazione socio-culturale Happy Garden

Redatto dal consiglio direttivo in data 21/06/2019

Approvato dall’Assemblea dei Soci del 17/07/2019

Premessa

L’Associazione Happy Garden (di seguito Associazione), in base alle regole del proprio Statuto, stipula il presente “Regolamento Interno” che è parte integrante dello Statuto stesso.

I soci che aderiscono a qualunque titolo all’Associazione stessa lo condividono pienamente e senza riserve.

Per tutto ciò che non è specificato nel presente documento si fa riferimento allo Statuto dell’Associazione.

Eventuali future modifiche potranno essere predisposte solo dal Consiglio Direttivo ed approvate dall’Assemblea ordinaria e saranno comunicate ai Soci.

Consiglio Direttivo

L’Associazione è rappresentata dal Consiglio Direttivo (d’ora in poi “Direttivo”), che ha il potere decisionale sulle scelte organizzative e varie dell’associazione, nel rispetto della sovranità dello Statuto e dell’assemblea dei Soci, e se ne fa carico.

Il Direttivo è composto da 5 persone (Presidente, VicePresidente, Segretario, e altri due soci) elette ogni nove anni fra i Soci .

L’Associazione è gestita dal Direttivo.

Il Direttivo attuale è in carica sino al 31 Dicembre 2028 ed è così composto:

Presidente: Anna Lombardini;

VicePresidente: Cinzia Lo Russo;

Segretario: Cinzia Sguanci;

Soci: Stefano Benedetti, Mirko Macis.

Gestione eventi

Ogni iniziativa derivante dalla attività dell’associazione, farà riferimento ai Gruppi di lavoro a seconda della tipologia dell’iniziativa stessa, con la supervisione del Consiglio Direttivo.

Se nessun membro del Direttivo può essere presente, sarà designata da parte del Direttivo, anche per un periodo continuativo, un’altra persona fra i Soci.

Il controllo dell’andamento dell’iniziativa rimane di competenza del Direttivo, che deciderà su ogni controversia di qualsiasi natura che dovesse insorgere tra i soggetti interessati.

Ogni Socio ha la possibilità di partecipare a qualsiasi tipo di manifestazione organizzata o promossa dall’Associazione ed ha il diritto di essere informato, in tempi consoni, delle iniziative organizzate.

Alcune iniziative possono prevedere una quota di iscrizione a parziale o totale copertura delle spese sostenute. Il Referente dell’iniziativa si fa carico, previa approvazione del Direttivo, di stabilire tale quota e le modalità di partecipazione.

Regole per i Soci

Modalità di iscrizione del socio e versamento delle quote sociali

L’aspirante socio è tenuto ad accettare il contenuto dello statuto, del regolamento interno e ad accettare il pagamento della quota associativa annuale, deliberata dal Direttivo entro il 31 Dicembre dell’anno precedente.

La quota sociale è una delle principali forme di autofinanziamento dell’Associazione e non può essere restituita in nessun caso. La quota associativa per l’anno in corso è di euro 5,00 (cinque). Il Direttivo ha facoltà di rivedere annualmente l’importo, se ritenuto necessario.

L’aspirante socio deve compilare il modulo di iscrizione nel quale riporterà i suoi dati personali, compreso l’indirizzo di posta elettronica, che verrà utilizzato per le comunicazioni ufficiali.

Il modulo di iscrizione deve essere compilato e inoltrato in modo elettronico oppure stampato, compilato e spedito per posta alla sede dell’Associazione o consegnato direttamente ad un membro del Direttivo.

Il Direttivo, ricevuta la richiesta, decide alla prima riunione utile, sull’ammissione dei nuovi soci che abbiano fatto richiesta e comunque entro 30 giorni dalla data in cui è stata ricevuta la domanda di iscrizione; in assenza di un provvedimento di accoglimento entro il termine prescelto, tale domanda si intende respinta.

In caso di diniego tacito o espresso, il Direttivo non è tenuto a esplicitare la motivazione di detto giudizio, che rimane insindacabile.

In caso di accettazione, il Direttivo comunica l’esito positivo dell’iscrizione al socio tramite i recapiti forniti.

A decorrere dalla data in cui il Direttivo o il Segretario iscrive l’aspirante socio nel Registro degli associati, questi viene considerato socio a tutti gli effetti con tutti i diritti e gli obblighi derivanti. Il socio deve quindi versare la quota associativa entro 15 giorni dall’accettazione della domanda da parte del Direttivo, secondo le modalità di pagamento prescritte da questo regolamento. Non è consentito frazionare tale quota associativa per nessun motivo.

Il pagamento della quota associativa deve essere versato in contanti al Presidente o altro membro del Direttivo dell’Associazione.

Per i nuovi soci: chi presenterà la domanda di ammissione dall’1 Gennaio al 30 Settembre, avrà la propria quota in scadenza il 31 Dicembre dello stesso anno; chi invece presenterà la domanda dall’1 Ottobre fino al 31 Dicembre, avrà la propria quota in scadenza il 31 Dicembre dell’anno successivo.

Chi presenterà domanda di ammissione dall’1 Ottobre al 31 Dicembre dello stesso anno, non avrà diritto di voto in merito all’attività dell’Associazione relativa all’anno in corso.

Il pagamento delle quote annuali di rinnovo deve avvenire entro e non oltre il giorno 1 marzo dell’anno di riferimento, passata la qual data il socio decade per morosità dalla appartenenza alla Associazione.

Il Presidente dell’Associazione, ottenuto il parere positivo della maggioranza del Direttivo, si riserva la facoltà sia di offrire l’iscrizione all’Associazione a titolo gratuito a persone, enti ed organizzazioni che rivestano funzioni istituzionali o di supporto alle attività svolte dall’Associazione, sia di sollevare dal versamento annuale quei soci che si sono distinti per meriti acquisiti nella vita dell’Associazione, conferendo loro la qualifica di soci onorari a tempo indeterminato.

Diritti e doveri dei soci

I soci fondatori, ordinari e sostenitori hanno il diritto di partecipare alle Assemblee sociali e di votare per l’approvazione e le modifiche dello Statuto e del Regolamento, per la nomina degli Organi Direttivi dell’Associazione e per l’approvazione del rendiconto economico e finanziario, per l’esame del bilancio preventivo e della relazione sull’attività per il futuro. I soci onorari hanno solo funzione consultiva.

Tutti i soci hanno il dovere di contribuire al buon andamento della Associazione partecipando alla vita della stessa, facendo azioni di proselitismo verso nuovi soci e attivandosi con il proprio lavoro volontario alla riuscita delle iniziative culturali. Possono partecipare alle attività associative anche minorenni, di volta in volta, autorizzati da chi esercita la responsabilità genitoriale o rappresentanza legale.

I soci che fanno parte dei Gruppi di lavoro costituiti in seno all’Associazione che, nell’espletamento del lavoro volontario richiesto dal Direttivo, hanno sostenuto spese per conto della Associazione, hanno diritto al rimborso presentando idonea documentazione delle spese sostenute e preventivamente autorizzate. La documentazione delle spese sostenute deve essere presentata al Presidente, che effettuerà gli opportuni controlli contabili e amministrativi e predisporrà la scheda di rimborso spese. Il rimborso sarà effettuato di norma entro 60 giorni dalla presentazione della scheda. Per le modalità in dettaglio, si rimanda al Regolamento Rimborsi Spese.

La quota associativa dà diritto all’iscrizione all’Associazione nonché all’accesso gratuito, per la durata del suo anno solare di validità, alle attività promosse dall’Associazione, salvo diversamente previsto dal Direttivo in specifici eventi.

Inoltre l’adesione all’Associazione permette al socio di usufruire di promozioni o sconti concordati dall’Associazione con enti, organizzazioni o attività commerciali aderenti a specifiche iniziative pubblicizzate dall’Associazione (la durata nel tempo di tali promozioni o sconti è subordinata alla volontà dei singoli enti, organizzazioni ed attività commerciali di protrarle per la loro durata nel corso di ogni anno solare di tesseramento dei soci).

È facoltà di ogni socio recedere dall’Associazione in qualsiasi momento. Tale recesso non da diritto al rimborso totale o parziale della quota versata per l’iscrizione all’Associazione.

Il Socio ha diritto a:

– proporre al Direttivo progetti o iniziative compatibili con lo Statuto dell’Associazione al fine di essere approvate ed eventualmente messe in atto;

– fare uso dei servizi e delle attrezzature dell’associazione, nei tempi e modi stabiliti dal Direttivo;

– visionare i documenti associativi, facendone richiesta al Direttivo, direttamente presso la sede secondo termini e condizioni previste dal Regolamento Interno predisposto dal Direttivo stesso:

* lo statuto, i regolamenti, i verbali dell’assemblea dei soci e il bilancio annuale: senza dover presentare particolari motivazioni;

* dei verbali di Direttivo potrà essere diffuso un estratto, in cui si riassume solo il contenuto generale e le principali decisioni prese durante la riunione.

* per il libro dei soci, che contiene i dati personali dei singoli associati, tutelati dalla normativa sulla privacy; per i documenti contabili, estratti conto, contratti e accordi, che sono di competenza del Direttivo, il socio dovrà presentare una richiesta scritta, motivando tale domanda.

La domanda del socio di accesso ai documenti deve essere firmata e fatta per iscritto.
Il socio deve firmare una “ricevuta” in cui dichiara di aver preso visione del Regolamento Interno e di essere consapevole che le informazioni di cui sta prendendo visione sono sottoposte alla tutela della privacy e che per questo motivo non dovrà in alcun modo divulgarle. Nella ricevuta è presente una clausola che ricorda al socio che nel caso divulghi le informazioni sarà espulso dalla Associazione e denunciato per violazione della privacy.

Il socio NON potrà avere copia dei documenti e NON dovrà fare delle foto ai documenti medesimi.

Norme comportamentali

È espressamente vietato, all’interno dell’Associazione, discutere su questioni che riguardino la politica, la religione, le credenze e gli orientamenti altrui e che comunque consistano in atti finalizzati a generare dissidio dentro e fuori l’Associazione stessa.

Lo scopo conviviale e culturale dell’Associazione si esprime attraverso la maturità e la consapevolezza di ogni singolo socio. I comportamenti offensivi, lesivi della dignità, indirizzati a creare dissidio o a portare offesa alla onorabilità dell’Associazione saranno puniti con l’espulsione dall’Associazione stessa, decretata dal Direttivo e firmata dal Presidente che ne è legale rappresentante e garante. Al socio espulso non è consentito rinnovare la richiesta di ammissione alla Associazione.

Il Socio è Responsabile direttamente per ogni danno recato a cose o persone inerenti l’Associazione e al locale ove hanno luogo le iniziative promosse dall’Associazione.

Provvedimenti disciplinari

Tutti i soci sono tenuti a rispettare le norme dello Statuto e del presente Regolamento interno, secondo le deliberazioni assunte dagli organi preposti.

In caso di comportamento difforme, che rechi svantaggio, danno, o pregiudizio agli scopi o al patrimonio dell’associazione, il Direttivo potrà e dovrà intervenire ed applicare le seguenti sanzioni: richiamo, diffida e sospensione.

L’espulsione può invece essere decisa soltanto dall’Assemblea, convocata in via ordinaria o straordinaria.

Un Socio può essere espulso dall’Associazione in qualsiasi momento.

Il Direttivo esamina le richieste di adesione ed inoltre può intervenire in qualsiasi momento ad esaminare la posizione di un associato.

Ove ritenga che la situazione del Socio ponga seri impedimenti al perseguimento degli scopi associativi o che abbia dimostrato di essere contrario alle finalità e allo spirito dell’Associazione, agendo in maniera dannosa nei confronti dell’Associazione, o sia con essa del tutto incompatibile, esprime parere sfavorevole sulla adesione ovvero propone che l’associato venga sospeso od espulso dall’Associazione.

In base a tali indicazioni, l’Assemblea può stabilirne l’espulsione.

I Soci espulsi sono esclusi da qualunque attività sociale a tempo indeterminato.

I Soci espulsi non hanno alcun diritto ai rimborso della quota versata, come pure alcun diritto di quota sul patrimonio sociale.

Iniziative e sottoscrizioni esterne

Ogni Socio è libero di potersi iscrivere ad altre associazioni culturali o di altra natura.

Detto ciò, se attraverso tali iniziative, volontariamente, si arreca svantaggio, danno o pregiudizio all’Associazione i Soci rei di tale atteggiamento scorretto, potranno essere sospesi o esclusi dall’Associazione.

Rescissione iscrizione

Ogni associato può disdire la propria iscrizione dall’Associazione in ogni momento.

La richiesta di rescissione del proprio tesseramento va comunicata per iscritto (raccomandata A/R) al Presidente o al Vicepresidente oppure inviando un messaggio di posta elettronica (all’indirizzo: happygardenfirenze1@gmail.com con ricevuta di lettura).

In ambo i casi sarebbe opportuno specificare le motivazioni della scelta.

I Soci che disdicono la loro iscrizione non hanno alcun diritto ai rimborso della quota versata, come pure alcun diritto di quota sul patrimonio sociale.

Sviluppo iniziative dell’Associazione

Le iniziative ufficiali dovranno essere assoggettate all’approvazione del Direttivo, il quale vaglierà, approverà e stilerà il calendario di tutte le iniziative nell’arco dell’anno.

Per ogni attività intrapresa dall’Associazione che richieda un esborso economico, deve essere approvato dal Direttivo un bilancio di spesa, con finanziamento reperibile sia dai fondi disponibili dell’Associazione stessa, sia tramite contributi forniti dai soci o da sponsor esterni all’Associazione. L’eventuale superamento di tale bilancio di spesa deve essere approvato dal Presidente o in mancanza dal Vice-Presidente, qualora non vi siano i tempi utili alla convocazione di un Direttivo.

Nell’ambito delle attività promosse dall’Associazione, ogni socio regolarmente iscritto potrà, su base volontaria, contribuire in esclusiva o in collaborazione con altri soci o sponsor esterni, alla realizzazione dei singoli eventi, tramite una sponsorizzazione legata a contributi economici o con prodotti necessari alla realizzazione delle attività promosse dall’Associazione.

In occasione di tali attività promosse, qualora i soci o gli sponsor esterni abbiano accettato, su base volontaria, di contribuire alla realizzazione di uno specifico evento, potranno promuovere la propria attività durante l’evento stesso tramite materiale informativo (dépliant, banner, etc.). In aggiunta a tale modalità di promozione, l’Associazione provvederà a menzionare i soci e gli sponsor esterni che avranno contribuito ai singoli eventi nelle varie forme di comunicazione previste.

Votazioni in Assemblea

Le votazioni in Assemblea si fanno normalmente per voto palese. L’assemblea generale è presieduta dal Presidente o, in caso di sua assenza o impedimento, dal VicePresidente, e deve essere convocata con almeno 8 giorni di anticipo. L’avviso di convocazione dovrà contenere l’indicazione di giorno, ora e luogo della riunione e l’elenco degli argomenti all’ordine del giorno. Saranno convocati in Assemblea tutti i soci in regola sia con le norme dello Statuto e del Regolamento, sia con il pagamento delle quote sociali.

Le deliberazioni dell’Assemblea sono prese con voto favorevole della maggioranza dei presenti, quando non sia previsto diversamente dallo Statuto.

Piattaforme web

L’Associazione utilizza i seguenti strumenti informatici per comunicare con gli associati:

– Sito web ufficiale dell’Associazione Happoy Garden: http://associazionehappygarden.org/

– Indirizzo di posta elettronica dell’associazione (vi accede il Direttivo): happygardenfirenze1@gmail

– Pagina Facebook ufficiale: https://www.facebook.com/AssociazioneHappyGardenFirenze/

– Gruppo Facebook ufficiale: https://www.facebook.com/groups/AssociazioneHappyGarden.Firenze/

Il Direttivo è responsabile di tutti gli strumenti mediatici (internet, posta elettronica, social network), ne possiede le password di accesso, è amministratore di tali strumenti e ne modera i contenuti e le discussioni. Tale responsabilità può essere delegata dal Direttivo ad un socio, anche per un periodo continuativo.

Varie

In generale, ai membri del Direttivo compete la gestione del sito web, la gestione delle relazioni esterne, la gestione e custodia della documentazione e delle attrezzature e, comunque, di tutto ciò che attiene alla vita dell’Associazione.

Nello svolgere tali compiti possono essere aiutati da altri Soci.

L’attività dei componenti del Direttivo è gratuita e le prestazioni dei Soci sono prevalentemente gratuite, salvo i rimborsi per le spese effettuate, o eventuali particolari iniziative che prevedano una retribuzione, che devono comunque essere approvate dal Consiglio Direttivo in osservanza del Regolamento Rimborsi Spese approvato dall’Assemblea Straordinaria dei Soci.

Firenze, 21 giugno 2019

Il Presidente

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